Utiliser l’espace éditeur d’OpenEdition Freemium

 

Fonctions du site

L’espace éditeur d’OpenEdition Freemium a trois fonctions :

• visualiser les relevés de ventes de vos publications en bibliothèques et en librairies ;
• visualiser l’état de vos livres dans la chaîne de diffusion numérique ;
• intégrer vos livres dans le système de diffusion.

Connexion

Votre espace se trouve ici : http://freemium.openedition.org/publisher

Renseigner les identifiants, fournis par l’équipe d’OpenEdition.

Un identifiant par marque éditoriale.

Écrans

Tableau de bord

Il fournit une synthèse de l’état de la diffusion de vos publications en ligne, une visualisation rapides dernières ventes^[1] en bibliothèques, ainsi que les prochaines publications prévues sur votre site.

Les deux graphiques permettent de saisir en un coup d’œil le dynamisme de vos ventes en relation avec le mode d’accès de vos publications. Ils se réfèrent aux ventes en bibliothèques.

Livres

Cet écran présente le parcours des ouvrages dans la chaîne de diffusion. C’est ici que de nouvelles notices d’ouvrages seront intégrées et soumises.

→ Voir “Ajouter une notice de livre”

Cette chaîne de diffusion est représentée par huit états correspondant aux différents statuts du livre dans la chaîne.

→ Voir “Parcours des livres dans la chaîne de diffusion”

Le premier onglet du tableau “Tous les livres” est un récapitulatif de l’ensemble des livres renseignés dans l’espace OpenEdition Freemium.

Un menu déroulant sur la droite vous permet de visualiser plusieurs types d’informations sur vos ouvrages :

Sur la droite de chaque fiche, le bouton “Action” puis “Voir” vous permet de visualiser l’ensemble des informations disponibles sur un livre dans l’espace Freemium :

Lorsque le titre d’un livre est coloré en bleu, il est associé à un lien pointant vers le livre publié sur le site OpenEdition Books :

Collections

Cet écran liste les collections présentes sur la plateforme. Il est possible d’ajouter une nouvelle collection pour les livres à soumettre.

Relevés des ventes institutionnelles

Ils fournissent l’état des revenus issus des ventes et locations de livres en bibliothèques. Les lignes peuvent être classées selon chacun des champs, en cliquant sur les chevrons des en-têtes de colonne

Par défaut les ventes se rapportent au trimestre en cours. Il est possible de :

• choisir votre période de référence, par : mois, trimestre ou semestre ;
• visualiser pour toutes périodes : “Voir toutes périodes” ;
• récupérer les résultats sous forme de fichier Excel.

Relevés des ventes en librairies

Ces relevés présentent les résultats de ventes en librairies électroniques. Ces résultats sont accessibles sous la forme de fichiers Excel téléchargeables devenus trimestriels, semestriels et annuels à partir de l’année 2018 (disponibles également au format HTML pour les semestres et années).

Ajouter une notice de livre

La soumission d’une nouvelle notice sera par la suite validée ou refusée par l’équipe d’OpenEdition. Si elle est validée, elle intègre le circuit de diffusion. L’ouvrage est alors commercialisé dès sa publication.

Pour ajouter une notice, se rendre à l’écran “Livre”. Cliquer sur “Ajouter un livre”, au-dessus des onglets : le formulaire qui apparaît est à renseigner.

Créer une notice

Les champs obligatoires pour la création d’une nouvelle notice de livre sont marquées d’un astérisque (*). Il s’agit du titre, de l’année de publication, de la collection^[2], de la date d’engagement de la publication, de la langue et du mode de diffusion^[3]. Il est aussi obligatoire de renseigner au moins un auteur, une autrice, un directeur, une directrice, un éditeur ou une éditrice scientifique.

Règles de renseignements d’une notice

Avant de soumettre votre notice, nous vous demandons de préciser davantage de données que les champs obligatoires, dans la mesure du possible. Il s’agit des données suivantes :

• Sous-titre ;
• ISBN imprimé, si le livre a une version imprimée ;
• Auteurs, autrice s ou directeur s,·directrice·s si le livre est un collectif : si le champ directeur ou directrice d’ouvrage est renseigné, il ne faut pas indiquer les auteurs et autrices de chapitres ;
• Spécifier le type de livre, notamment “Monographie” ou “Ouvrage collectif” ;
• La pagination, si le livre a une version imprimée ;
• L’année de publication ;
• Les informations commerciales : prix, ISBN électronique, spécification du mode de diffusion (freemium, exclusif, open access). Ces informations nous permettent d’injecter rapidement le livre dans la chaîne de diffusion.

Puis “Sauvegarder” la notice au bas du formulaire.

Reprendre et soumettre une notice

Lorsqu’une notice est sauvegardée, elle apparaît dans l’onglet “En attente” :

Il est possible de reprendre le travail en éditant la notice :

Lorsque la notice est prête, la “Soumettre” en cochant la ligne puis en cliquant sur le bouton correspondant :

Pour supprimer la notice :

Après avoir cliqué sur “Soumettre”, il n’est plus possible de modifier la notice du livre.

De “Soumis” à “Accepté” ou “Refusé”

Une fois la notice de livre soumise, le livre apparaît dans l’onglet “Soumis” :

Lorsque l’équipe d’OpenEdition valide votre notice d’ouvrage, elle apparaît dans l’onglet “Accepté” :

L’équipe d’OpenEdition peut également considérer votre notice comme incomplète. Le livre apparaît alors dans l’onglet “Incomplet” et la notice est à nouveau éditable jusqu’à votre nouvelle soumission :

Le livre peut également être refusé :

Une notice refusée peut être rééditée pour une nouvelle soumission, ou supprimée par vous.

Parcours des livres dans la chaîne de diffusion

Ce parcours est visible dans l’écran “Livres”. Neuf onglets sont visibles, un onglet général “Tous les livres” puis huit onglets correspondant aux états des livres dans la chaîne :

Refusé / Incomplet / En attente / Soumis / Accepté

Ces onglets concernent le parcours des notices de livres avant la validation des informations bibliographiques et commerciales, donc avant la diffusion.

En vente

Les titres sont en vente.

Distribué en bibliothèques

Les livres sont publiés sur votre site OpenEdition Books et sont accessibles aux bibliothèques les ayant achetés (achat pérenne ou location annuelle).

Distribué en librairies

Les formats détachables des livres (ePub, PDF) sont déposés chez notre partenaire Immateriel.fr, qui prend en charge la distribution vers tous les revendeurs.

Ces étapes sont cumulatives : ainsi, tous les livres distribués en librairies sont également disponibles pour les bibliothèques.

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[1] Les « ventes » signifient ici l’ensemble des achats pérennes et des locations de livres (accès à l’année).

[2] L’ajout d’une nouvelle collection sur OpenEdition Books doit être validé par le Conseil Scientifique de la plateforme, pour plus d’informations, voir : https://www.openedition.org/10829

[3] Mode de diffusion : freemium, exclusif, open access, non défini. Il n’est donc pas nécessaire de spécifier le mode d’accès choisi dès la soumission de la fiche.

Image à la Une : Photo by Adrian Hernandez on Unsplash. Free to use under the Unsplash License

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