Export InDesign vers Word (RTF) : conseils

Nous vous proposons dans cette documentation un ensemble de conseils pour améliorer l’export de fichiers Word depuis InDesign qui est le logiciel de PAO le plus couramment employé pour l’édition imprimée. En préparant en amont vos documents sous InDesign avant de les exporter, votre travail de stylage sous Word sera facilité et plus rapide. Par exemple, vous pouvez ainsi repérer les mises en forme et les styles que vous souhaitez conserver pour la mise en ligne, et éliminer la plupart des problèmes posés par des mises en forme locales ou l’emploi de polices non Unicode.

Traitements utiles avant l’export des documents

Remplacement des polices

Pour éviter qu’il ne reste dans vos fichiers Word, des polices propres à l’édition papier, il peut être utile de remplacer les polices du document par les polices du modèle qui va servir à styler (en général du Times New Roman). Pour cela, aller dans le menu « Texte », puis utiliser la commande « Rechercher une police ». Ensuite, remplacer les variantes des polices par leur équivalent en Times. Exemple :

Les différentes variantes de polices ont été remplacées par leur équivalent en Times (par exemple, « Adobe Garamond Pro Bold » par « Times New Roman Bold », et ainsi de suite.

Il n’est pas forcément nécessaire de le faire sur toutes les polices, à vous de voir ce qu’il est utile de remplacer.

Attention à certaines variantes de polices comme « Small Caps » ou « SC », qui correspondent à des petites capitales. Si ce type de police est remplacé par du Times, les petites capitales seront perdues. Il faut faire différemment et utiliser le rechercher/remplacer classique, avec une recherche sur le format. Exemple ci-dessous :

La police « Minion Small Caps & Oldstyle Figures » a été remplacé par « Times New Roman » + formatage petites capitales.

Cette étape de remplacement de polices est aussi l’occasion de vérifier si des polices non Unicode sont utilisées et de les transcoder le cas échéant (polices de type Symbol, par exemple).

Suppression des styles de caractère

La suppression des styles de caractère du document, tout en conservant les mises en forme, facilitera le stylage dans Word. Cela évitera d’avoir à nettoyer les mises en forme résiduelles sur les caractères, par exemple les tailles et couleur de caractère.

Pour cela, afficher la palette des styles de caractère, sélectionner tous les styles, cliquer sur la corbeille en bas, remplacer les styles par [Sans], en cochant la case « conserver la mise en forme » et appliquer à tout. Voir capture ci-dessous :

Suppression ou renommage des styles de paragraphe

Cette étape n’est pas indispensable, mais permet de nettoyer encore un peu plus le document.

Renommage des styles

S’il y a des styles correspondant au modèle de document pour le stylage et qu’ils sont appliqués aux bons endroits, il est possible de les renommer. Dans l’exemple ci-dessous, on sait que le style « 000-Titre1 » correspond aux titres de niveau 1, donc la palette des styles de paragraphe nous permet de les renommer en « Titre 1 ». Pour accéder aux « Options de style de paragraphe », vous pouvez double-cliquer sur le style à remplacer.

Suppression des styles

Si un nettoyage total est requis, il faut sélectionner tous les styles de paragraphe, les supprimer avec la corbeille en bas du menu, et les remplacer par [Aucun style de paragraphe], en conservant la mise en forme et en appliquant à tout.

Remplacement des espaces par des espaces insécables

La maquette peut comporter de nombreux types d’espaces différentes, notamment des espaces fines, ultrafines, etc. Ces nuances typographiques n’étant pas forcément respectées par Word ou Lodel (transformation en carrés, etc.), il peut être utile de remplacer toutes ces espaces particulières par des espaces insécables.

Pour cela, faire un rechercher/remplacer (Édition → Rechercher/Remplacer). Vérifier que la recherche se fait sur tout le document et qu’elle inclut les notes de bas de page (s’il y en a). Puis cliquer sur « GREP ». Ensuite, dans le champ « rechercher », indiquer :

~4|~>|~s|~<|~/|~.|~|

Et remplacer tout par :

~S

Cette requête est simple : les codes comme ~< font référence aux types d’espace (~< est l’espace fine), et la barre verticale | signifie « ou ». On cherche donc les différentes espaces pour les remplacer par des insécables (~S). Tous ces codes sont accessibles via les menus avec une icône d’arobase à côté du champ. Sinon, une liste est disponible sur le site d’Adobe, ou ici : http://www.indiscripts.com/post/2009/07/idcs4-special-characters

Enfin, les requêtes peuvent être enregistrées grâce à la petite icône de disquette.

Remplacement des traits d’union conditionnels

Les traits d’union conditionnels sont utiles et interprétés par Lodel, mais le problème est que parfois ils sont remplacés par des traits d’union lors de l’export vers RTF. On peut donc les remplacer dans InDesign. Chercher, en GREP :

~i|~-

Et remplacer par rien.

Pour une explication, se référer à la partie précédente sur les remplacements d’espaces.

Export des documents

InDesign 2021

Export basique d’un bloc

Pour exporter le contenu d’un bloc, il faut placer le curseur dans le bloc (à l’aide de l’outil Texte), et aller dans le menu « Fichier », puis choisir « Exporter ». Dans les types de documents proposés, sélectionner « Format RTF ». Cette option RTF n’est active que si le curseur est positionné dans un bloc.

Raccourci de cette fonction

Ctrl + E (PC)
⌘ + E (Mac)

Cela exportera le contenu du bloc actif et des blocs qui lui sont liés.

Vous pouvez aussi copier tout le contenu du bloc dans Word ou autre logiciel, mais il est possible que le résultat ne soit pas aussi propre.

Exporter tous les blocs d’un coup

InDesign ne propose d’exporter que le bloc actif avec sa fonction « Exporter », et non le texte entier.

Afin de récupérer l’ensemble du texte d’un fichier sans lier manuellement les blocs, il existe des scripts et plugins.

TextExporter

Ce plug-in est payant (20 $), mais il est efficace. Il peut se télécharger ici : http://www.rorohiko.com/wordpress/indesign-downloads/text-exporter/.

Une version d’essai de vingt jours est à disposition.

Après installation dans le dossier « Plug-ins » d’InDesign, un nouveau menu apparaît en haut, portant le nom « API ». Les paramètres par défaut fonctionnent bien. Il faut choisir « RTF » comme format de sortie.

Script d’export ExportAllText

Une alternative à TextExporter est un script gratuit disponible à cette adresse : https://www.scriptopedia.org/en/component/phocadownload/file/31-exportalltext.html.

Après installation du script et exécution, une boîte de dialogue apparaît. Décocher la case « Add separator line ». Et choisir comme format de sortie RTF.

Remarque : ce script est sensible à l’apparition d’éventuelles boîtes de dialogue dans InDesign. Il faut donc s’assurer qu’aucune police n’est manquante (si besoin en les remplaçant, voir plus haut) et qu’il n’y a pas d’avertissements sur les images.

Le script fonctionne sur Mac OS X et PC à partir de CS3.

Comment installer un script

• Dossier d’installation sous Windows XP : C :\Documents and Settings\Utilisateur\Application Data\Adobe\InDesign\Version\Scripts\Scripts Panel
  Ce chemin présentera les scripts installés dans un répertoire nommé « Utilisateur ». L’arborescence peut être arrangée selon vos préférences en rangeant les scripts dans des sous-répertoires de Script Panel
• Dossier d’installation sous Windows Vista ou 7 : Users\[nom d’utilisateur]\AppData\Roaming\Adobe\InDesign\[version]\[langue]\Scripts\Panneau Scripts
• Dossier d’installation sous Mac OS X : /Users/[nom d’utilisateur]/Library/Preferences/Adobe Indesign/[Version]/Scripts. Ou via le dossier Applications/Adobe InDesign CS(version)/Scripts/Scripts Panel
  Remarque : Les numéro de version [Version], les langues [langue] ou le chemin peuvent varier selon votre configuration.
• Exécution du script : L’accès aux scripts installés se fait en passant par le menu « Fenêtre → Scripts » qui affichera le panneau des scripts. Double-cliquer sur le script pour l’exéctuer.

Cf. http://www.old.scriptopedia.org/index.php?pages/Installation-des-scripts.html

TextStitch

Alternative avec le plugin TextStitch (gratuit) : http://www.rorohiko.com/wordpress/indesign-downloads/textstitch/

Ce plugin permet de lier automatiquement tous les blocs du texte, du coup il est possible d’utiliser la commande d’export d’InDesign vers RTF pour tout le texte (Fichier → Exporter → RTF).

Pour cela, configurer le plugin de la manière suivante (cocher la case « Throughout the document », ce qui permet d’intervenir sur le document entier et non sur la planche active :

Ensuite, passer une première fois la commande « Auto Unstitch », puis « Auto Stitch » et exporter.

Cette méthode peut donner de moins bons résultats que l’export classique selon la manière dont les blocs sont agencés.

Image à la Une : Willi Heidelbach de Pixabay. Pixabay License

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