IdRef, un identifiant pour les auteurs et les autrices
Contexte
IdRef – Identifiants et Référentiels pour l’Enseignement supérieur et la Recherche est un référentiel créé et géré par l’Agence bibliographique de l’Enseignement supérieur (Abes). Conformément à notre démarche visant à améliorer la visibilité et l’accès aux publications scientifiques, il s’inscrit pleinement dans les objectifs de la science ouverte.
Associer un identifiant unique et pérenne aux auteurs·rices des unités éditoriales de la plateforme OpenEdition Journals, c’est permettre d’identifier toute la production d’un·e auteur·rice et de la rendre disponible, à terme, dans un index unique et commun aux quatre plateformes d’OpenEdition.
Mise en œuvre
Le référentiel IdRef offre une base de notices d’autorité qui comportent chacune un identifiant. Dans ces notices, des éléments et des attributs de description permettent la désambiguïsation et donc l’identification fiable de l’auteur·rice recherché·e.
Le fonctionnement de la liaison des auteurs·rices à leur notice d’autorité repose sur un interfaçage avec l’application IdRef, via un plug-in dans Lodel intitulé IdRef. Il permet de récupérer rapidement l’identifiant unique de chaque auteur·rice.
En termes d’interopérabilité, les auteurs·rices et leur production bénéficient d’une double exposition :
- IdRef (Abes) : les publications d’OpenEdition dont l’auteur·rice a été identifié·e sont intégrées dans les notices d’autorité, favorisant ainsi leur partage et leur citation depuis la base de notices IdRef.
- OpenEdition Journals : les identifiants sont intégrés dans notre entrepôt de données OAI-PMH qui est moissonné par des moteurs de recherche tels qu’Isidore, GoTriple, OpenAIRE et des fournisseurs de services aux bibliothèques comme Worldcat ou Ebsco Discovery Service.
Pour les revues utilisant la chaîne Métopes. Si l’identifiant est renseigné dans le header du fichier XML dans l’éditeur XMLmind, avant la transformation du fichier pour OpenEdition, il n’est pas nécessaire d’utiliser le plug-in IdRef de Lodel présenté ici.
Prise en main du plug-in IdRef dans Lodel
Important : la liaison des auteurs·rices à leur notice intervient uniquement après le chargement définitif de l’unité éditoriale corrigée et validée dans Lodel. Tout rechargement de l’unité éditoriale écrasera les données renseignées préalablement.
- Accéder au formulaire d’édition de l’unité éditoriale.
- Dans le formulaire d’édition, se rendre au bloc IdRef sous l’encadré Documents annexes.

Les auteurs·rices renseigné·es dans l’unité éditoriale sont récupéré·es par Lodel et affiché·es dans le bloc IdRef.

- Cliquer sur « Rechercher toutes les personnes dans IdRef »
Plusieurs cas de figures
Cas 1 : plusieurs IdRef sont proposés pour cette autorité
- Cliquer sur la mention « Rechercher parmi x personnes dans IdRef ».

La fenêtre de recherche s’ouvre dans l’interface de la base IdRef.

À gauche de la fenêtre se trouve la liste des résultats possibles, à droite s’affiche la première notice d’autorité proposée.
Il est possible de naviguer d’une notice à l’autre dans la partie gauche de la page ou via les boutons Suivant et Précédent dans la partie droite.

- En se reportant à la description de l’auteur·rice et aux références bibliographiques de l’unité éditoriale, déterminer quelle notice est celle de l’auteur·rice de l’unité éditoriale. Sélectionner la bonne entrée et cliquer sur « Lier la notice ».
Il est aussi possible qu’aucune des suggestions ne corresponde à l’auteur·rice de l’unité éditoriale. le cas échéant, se reporter au Cas 3 : aucun IdRef ne correspond à l’auteur·rice.
- Quand toutes les entrées ont un IdRef lié, cliquer sur « Enregistrer » en bas du bloc IdRef de la page d’édition dans Lodel.
Cas 2 : un seul IdRef correspond à l’auteur·rice
L’IdRef a été récupéré directement dans le champ dédié mais l’identifiant proposé n’a pas encore été lié à l’unité et la mention « IdRef non enregistré » s’affiche en orange.
- Cliquer sur « Vérifier dans IdRef » pour ouvrir la fenêtre de recherche et afficher les informations de la notice pour confirmer la validité de la proposition.

- Puis cliquer sur « Enregistrer » pour valider la liaison.
Cas 3 : aucun IdRef n’est proposé
Le champ IdRef est vide et la mention « 0 IdRef trouvé(s) » s’affiche.
- Cliquer sur le bouton « Signaler un IdRef manquant ».

Le plugin récupère l’adresse mail de l’utilisateur·ice logué·e au site sous Lodel afin qu’elle soit affichée dans le mail envoyé à l’alias idref-support. La personne de l’équipe OpenEdition habilitée à faire des modifications et à créer des notices dans l’application IdRef va créer l’autorité et aller lier ensuite l’auteur.rice du document à la notice nouvellement créée.
Un mail de confirmation est alors envoyé à la personne ayant fait le signalement dans Lodel.
Merci d’attendre le retour.
Cas 4 : l’IdRef a déjà été renseigné et enregistré
Une première interrogation globale de la base IdRef a permis d’identifier plus de 90 000 auteurs·rices, certains·es auteurs·rices sont donc déjà liés à leur notice d’autorité. La mention « IdRef renseigné » s’affiche alors en vert, aucune action n’est requise.

OpenEdition vous propose de citer ce billet de la manière suivante :
OpenEdition team (2 avril 2025). IdRef, un identifiant pour les auteurs et les autrices. Support OpenEdition Journals - Lodel 1. Consulté le 18 avril 2025 à l’adresse https://doi.org/10.58079/13mzh